ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI W PODMIOCIE.Wykładowca: Małgorzata Bieda

Cel szkolenia i program

I. Podstawowe przepisy prawne do zarządzania dokumentacją-systemy dokumentowania spraw w podmiocie-tradycyjnym i ezd.
II. Archiwum czy składnica akt ?
III.. Rodzaje współczesnej dokumentacji-dokument elektroniczny i papierowy.
IV.. Obieg pisma i punkty zatrzymania w podmiocie tradycyjnym i w ezd.
V. Zadania kancelarii, kierownictwa, prowadzących sprawy i koordynatora czynności kancelaryjnych.
VI. Rzeczowy wykaz akt-istota i konstrukcja-zasady rozszerzania.
VII. Archiwizacja składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
VIII. Archiwizacja spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt dokumentacji papierowej z teczek aktowych i spraw z ezd.
IX.. Prowadzenie, organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt.
X. Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy.
XI. Udostępnianie i wycofywanie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy.
XII. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej papierowej.
XIII. Przekazywanie materiałów archiwalnych z archiwum zakładowego do archiwów państwowych.
XIV. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
XV. Sprawozdawczość archiwum zakładowego.
XVI. Warsztaty -około 30 zadań praktycznych. Zadania polegające min. na:

  • doborze z J R W A symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej do założenia sprawy,
  • rozszerzeniu RWA,
  • zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw,
  • prowadzeniu metryki sprawy,
  • zakładaniu teczek aktowych,
  • zakładaniu podteczek,
  • nadawaniu znaku akt teczce aktowej,
  • nadawaniu znaku akt podteczce
  • opisaniu teczki i podteczki
  • wewnętrznemu porządkowaniu teczek aktowych kat A do przekazania do archiwum zakładowego,
  • porządkowaniu dokumentacji kat. B,
  • sporządzaniu spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla kat. A i kat. B
  • układzie rzeczowym i chronologicznym do przekazania do archiwum zakładowego
  • wewnętrznym uporządkowaniu akt osobowych i sporządzeniu dla nich
  • spisu zdawczo-odbiorczego
  • sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego
  • wypełnieniu karty wypożyczenia i udostępnienia,wycofania z archiwum zakładowego
  • sporządzenie protokołu akt spraw niezakończonych w przypadku reorganizacji komórki organizacyjnej
  • wypełnieniu protokołu zniszczenia lub zagubienia akt,
  • sporządzeniu wykazów spisów zdawczo-odbiorczych,
  • sporządzeniu spisu do brakowania, i wniosku o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, sporządzeniu skontrum archiwum zakładowego,
  • sporządzeniu sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.
  • przekwalfikowaniu dokumentacji zastałej w podmiocie przez prowadzących sprawę i archiwistów zakładowych po zmianie JRWA.

Prowadzący

Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej, posiada uprawnienia archiwistyczne 1 i 2 stopnia. Od kilkunastu lat jest kierownikiem Archiwum w Urzędzie Wojewódzkim. Jest również trenerem w lubelskich szkołach szkolących w dziedzinie archiwistyki, kancelarii i sekretariatu. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowymwww.archiwistyka.pl. Autorka książki „Zasady zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie”, 2012, wydawnictwo samorządowe Municipium oraz opracowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych tj. instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej dla wielu instytucji w Polsce. Ma długoletnie doświadczenie w archiwizacji dokumentacji urzędów, przedsiębiorstw, spółek, spółdzielni i w prowadzeniu szkoleń. Obecnie jest w trakcie realizacji cyklu kilkunastu szkoleń w ramach projektu pn. “E-administracja”, w ramach POKL, Priorytet V, Dobre Rządzenie, Działanie 5.2, Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej.

Szczegóły organizacyjne

Miejsce: Ostateczne potwierdzenie oraz miejsce szkolenia wysyłane jest mailowo najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą szkolenia.

Czas trwania: 8 godzin dydaktycznych – 1 dzień w godzinach 10.00 – 16.00.

Uwaga! Udział w szkoleniu umożliwia zdobycie 8 punktów wymaganych przez OIRP oraz ORA. 

Formularz zgłoszeniowy: Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest wypełnienie i wysłanie formularza elektronicznego lub w postaci skanu dostępnego na stronie www.szkolenia-eureka.pl faksem na numer +48 22 378-29-50 lub skan na e-mail: szkolenia@szkolenia-eureka.pl.

Koszty:

Cena: 499 PLN+23% VAT (613,77 PLN brutto)

Cena obejmuje: udział w szkoleniu, materiały piśmiennicze (notatnik, długopis), imienny certyfikat ukończenia szkolenia, konsultacje z trenerem, serwis kawowy oraz lunch. Cena nie obejmuje zakwaterowania.

VAT ZW: Udział w szkoleniu finansowanym ze środków publicznych w min. 70% zwalnia z obowiązku płacenia podatku VAT.

Płatność: Administracji publicznej przysługuje płatność 14 dni na podstawie faktury otrzymanej w dniu szkolenia.